HR ỨNG TUYỂN NGAY Twake THE OPEN DIGITAL WORKPLACE twake-devices Simple and secure collaboration platform that improves your team productivity. Fully compliant with GDPR.
Made and hosted in the EU.
TRY IT FREE AT TWAKE.APP logo-twake
linshare-mobile Open-source secure
file sharing application
Private and secure file sharing and cloud storage solution.
Fully compliant with GDPR. Made and hosted in the EU.
linshare-logo-2 linshare-saas-cloud GET STARTED - IT'S FREE
Linh Thao Nguyen

Sự trỗi dậy của mô hình làm việc từ xa và các công cụ hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả

Khi các việc làm từ xa đang ngày càng trở nên phổ biến, các công cụ hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả trở nên thiết yếu hơn bao giờ hết. 

remote-working-software

Khi đại dịch COVID-19 diễn ra vào tháng 3 năm 2020, các doanh nghiệp dần chuyển đổi sang mô hình làm việc từ xa (remote) hoặc kết hợp (hybrid). Các công ty cho phép nhân viên làm việc từ xa để đảm bảo an toàn và sức khỏe. Sang năm 2022, khi đại dịch Covid đang dần biến mất, các công việc từ xa ngày càng trở nên nhiều hơn, kể cả so với trước đại dịch, và có khả năng sẽ tiếp tục trở nên phổ biến. Làm việc từ xa, cũng như các công cụ làm việc chúng ta sử dụng hàng ngày khi làm việc tại nhà, cũng đang ngày càng trở thành những công cụ thiết yếu của lực lượng lao động thời đại số.

Trong bối cảnh nghề nghiệp không ngừng phát triển ngày nay, việc cung cấp cho người lao động các công cụ và tài nguyên bền vững và hấp dẫn để hỗ trợ các hoạt động Học tập & Phát triển (Learning & Development) liên tục và từ xa cũng như sự tương tác giữa các thành viên trong doanh nghiệp và tổ chức là điều quan trọng để giữ cho doanh nghiệp hay tổ chức của bạn đi đúng hướng – đạt được hiệu suất và thành công bền vững.

Các nhóm làm việc từ xa (Remote teams): Lực lượng lao động thời đại số

Mặc dù đại dịch COVID-19 đã thúc đẩy số lượng lớn người lao động chuyển sang mô hình làm việc từ xa tại nhiều nơi trên thế giới, làm việc từ xa hầu như không phải là một hiện tượng mới. Một nghiên cứu gần đây chỉ ra rằng trong giai đoạn khảo sát năm 2017-2018, khoảng 2,5% công nhân làm việc tại nhà toàn thời gian và khoảng 8% nhân viên làm việc tại nhà ít nhất một ngày trong tuần.

Không có gì đáng ngạc nhiên, số lượng người làm việc từ xa đã tăng vọt trong năm 2020 do đại dịch Covid-19, với một nhà kinh tế học Stanford dự đoán rằng tỷ lệ ngày làm việc ở nhà ở Hoa Kỳ. lực lượng lao động đã tăng lên đáng kinh ngạc 42%.

Mặc dù làm việc từ xa không phải là một lựa chọn cho những nhóm lực lượng lao động lớn — chẳng hạn như đối với những nhân viên làm việc trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, bán lẻ, vận tải và trong các ngành khác — nhưng đối với những người làm việc trong những ngành nghề có thể làm việc từ xa, bằng chứng cho thấy rằng làm việc từ xa trở nên phổ biến. Người sử dụng lao động và nhân viên đã báo cáo mức độ hài lòng trong công việc tăng lên và năng suất cao hơn là kết quả của sự linh hoạt và tự lực cần thiết khi làm việc từ xa. Một cuộc khảo sát gần đây cho thấy 47% các công ty dự định cho phép nhân viên của họ làm việc toàn thời gian tại nhà trong tương lai, trong khi 80% các công ty có kế hoạch cho phép nhân viên của họ làm việc từ xa ít nhất là bán thời gian. Bởi vì công việc từ xa đã được chứng minh được các nhân viên yêu thích. Bên cạnh đó, đây còn là một giải pháp thay thế hiệu quả về chi phí, nhiều công ty đã bày tỏ sự quan tâm đến việc cho phép nhân viên của họ biến công việc từ xa một phần hoặc toàn bộ thời gian.

Công cụ nào có thể hỗ trợ làm việc từ xa?

Để giữ chân những nhân tài hàng đầu trong một lực lượng lao động ngày càng biến đổi không ngừng, các công cụ và nguồn lực doanh nghiệp lựa chọn để triển khai mô hình làm việc từ xa là điều tối quan trọng để xây dựng các nhóm làm việc từ xa, khuyến khích nhân viên tự chủ, có động lực làm việc rõ ràng và tự nỗ lực làm việc để đạt các mục tiêu công việc. Làm việc từ xa đòi hỏi người lao động sử dụng nhiều công cụ khác nhau để giữ cho nhân viên gắn bó và làm việc hiệu quả. Một số công cụ mà các công ty đã áp dụng để tối đa hóa sản xuất của nhân viên bao gồm những công cụ sau.

  1. Hội nghị trực tuyến

Khi làm việc tại nhà, một trong những hạn chế phổ biến nhất mà nhân viên thể hiện là sự cô đơn và cảm giác không kết nối với đồng nghiệp của họ cũng như toàn bộ tổ chức. Các công cụ hội nghị trên web giúp kết nối các nhân viên với nhau cho các cuộc họp, các buổi thảo luận hoặc các hoạt động xây dựng nhóm. Bất kể mức độ độc lập của mỗi nhân viên là bao nhiêu, thời gian gặp mặt trực tiếp là một yếu tố cần thiết để giữ cho các nhóm có động lực, gắn bó và thành công.

Các nền tảng hội nghị trực tuyến như BigBlueButton, Jitsi, v.v. là các công cụ lý tưởng để cho phép nhân viên dành thời gian xây dựng nhóm ảo và tổ chức các cuộc họp. Những công cụ này được các nhà phát triển phần mềm nguồn mở tiếp tục phát triển để nâng cao trải nghiệm người dùng và làm cho các hoạt động trao đổi và thảo luận, động não và cộng tác cùng nhau mang tính tương tác cao hơn. Ví dụ: BigBlueButton cho phép bạn hiển thị các trang trình bày và bảng trắng, cũng như tổ chức các phòng họp nhỏ dành cho các hoạt động nhóm. Điều này giúp bạn dễ dàng đạt được tất cả lợi ích của cuộc họp trực tiếp, như động não và cộng tác mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.

bbb-moodle-lmsHình ảnh: Phần mềm nguồn mở BigBlueButton

  1. Hệ thống Quản lý Học tập (LMS) 

Hệ thống Quản lý Học tập (LMS) có thể có nhiều ứng dụng khác nhau, không chỉ đơn giản là lưu trữ các khóa học trực tuyến. Một Hệ thống Quản lý Học tập (LMS) có thể được sử dụng để cách mạng hóa trải nghiệm Học tập & Phát triển (Learning & Development), với khả năng theo dõi và giám sát tiến độ cũng như đưa ra các báo cáo dữ liệu học tập sâu sắc, cung cấp các khóa học tùy chỉnh theo nhu cầu, đồng thời cung cấp các sáng kiến ​​được sắp xếp hợp lý và có tổ chức trong một giải pháp LMS duy nhất.

moodle-4.0Hình ảnh: Hệ thống quản lý học tập nguồn mở LMS Moodle

  1. Hoạt động xây dựng đội ngũ ảo

Như chúng tôi đã đề cập ở trên, xây dựng nhóm làm việc từ xa là một sáng kiến ​​cần thiết, tuy nhiên, đôi khi các doanh nghiệp thường bỏ qua hoạt động này, tuy nhiên, việc xây dựng và kết nốt các nhóm làm việc từ xa này rất quan trọng và cần được thực hiện để khuyến khích sự tham gia và kết nối từ xa giữa các thành viên trong doanh nghiệp và tổ chức. Điều này giúp cho những nhân viên ở xa bị cách biệt bởi khoảng cách địa lý vẫn có thể cảm thấy được kết nối với đồng nghiệp, sếp và văn hóa công ty lớn hơn. Các hoạt động xây dựng nhóm ảo giúp thiết lập mối quan hệ giữa các nhân viên và giữa các bộ phận trong khi xây dựng dựa trên một phương hướng thống nhất và sứ mệnh của công ty thông qua các hoạt động thú vị và hấp dẫn.

Các hoạt động này có thể bao gồm các cuộc họp đã lên lịch hoặc các cuộc hangouts theo nhóm bằng cách sử dụng phần mềm hội nghị trực tiếp trên web để khuyến khích sự tương tác giữa các thành viên thậm chí doanh nghiệp có thể khuyến khích hoạt động đào tạo nội bộ kết hợp trò chơi hóa (Gamified learning) mang tính cạnh tranh vui vẻ, lành mạnh để thúc đẩy các hoạt động học tập và tham gia các khóa đào tạo của doanh nghiệp. Bất cứ điều gì kết nối những người làm việc từ xa và giúp họ cảm thấy mình là một phần không thể thiếu của một nhóm là một cách tuyệt vời để biến một nhóm những người làm việc từ xa thành một lực lượng lao động gắn kết từ xa.

  1. Dịch vụ điện toán đám mây

Khi doanh nghiệp có một lực lượng lao động đông đảo làm việc tại nhiều nơi, dịch vụ điện toán đám mây là khoản đầu tư bắt buộc doanh nghiệp cần chi cho các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây để đảm bảo các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra trơn tru và liên tục trên mạng đám mây an toàn và bảo mật. Dịch vụ điện toán đám mây không chỉ cung cấp cho nhân viên từ xa khả năng truy cập các dịch vụ — chẳng hạn như hệ thống quản lý học tập hay cơ sở dữ liệu — từ bất kỳ đâu, mà còn cung cấp cho các nhân viên làm việc từ xa các công cụ và bộ nhớ mà họ cần để chuyển tệp, tài liệu nhanh chóng và an toàn. Ngoài ra, nhiều dịch vụ điện toán đám mây có thể được tích hợp với nhau, cho phép hệ thống quản lý học tập LMS của bạn kết nối với các hệ thống quan trọng khác của tổ chức như hệ thống nhân sự hay CRM để mang lại trải nghiệm người dùng tiện lợi hơn.

Một dịch vụ lưu trữ đám mây hiệu quả phải bao gồm gói hỗ trợ chất lượng cao cho phép nhân viên làm việc từ xa nhận được các hỗ trợ kỹ thuật tức thời và nhanh chóng mà họ cần khi làm việc tại nhà. Dịch vụ điện toán đám mây có vai trò rất quan trọng để hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa tối đa hóa năng suất và hiệu quả làm việc của họ.

Xây dựng một hệ sinh thái học tập mạnh mẽ để làm việc từ xa hiệu quả

Với sự gia tăng của các công việc từ xa từ các doanh nghiệp trên toàn cầu, doanh nghiệp của bạn cần phải tiếp tục kết hợp các công cụ hỗ trợ làm việc từ xa mang tính ​​tương tác cao và hấp dẫn để hỗ trợ các nhân viên làm việc từ xa tăng năng suất và hiệu quả làm việc của họ. Ví dụ, doanh nghiệp xây dựng một hệ sinh thái học tập năng động và thú vị nhằm thúc đẩy văn hóa học tập trong tổ chức của mình, trao quyền cho các nhân viên, thúc đẩy họ nỗ lực đạt được và vượt qua các mục tiêu kinh doanh.