Với làn sóng chuyển đổi số và sự nổi lên của xu hướng đào tạo trực tuyến eLearning trong lĩnh vực giáo dục tại các trường học và lĩnh vực đào tạo nhân lực trong doanh nghiệp, ngày càng nhiều các doanh nghiệp và tổ chức quan tâm nhiều hơn đến việc đầu tư vào Hệ thống quản lý học tập LMS. Tuy nhiên, khi ngân sách eo hẹp hơn, khả năng chi trả để sở hữu các hệ thống quản lý học tập LMS như vậy đã trở thành một trong những yếu tố ưu tiên hàng đầu, đặc biệt là đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ và trường học.

Điều mà hầu hết mọi người không nhận ra là việc triển khai hệ thống eLearning không chỉ đơn thuần là việc mua một hệ thống quản lý học tập LMS. Nhiều quy trình và chi phí kèm theo cũng cần được xem xét trước khi đưa ra sự lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ LMS.

Vì vậy, điều gì làm cho một hệ thống quản lý học tập LMS có mức giá hợp lý, và làm thế nào để bạn biết hệ thống này sẽ thực sự đáng giá bao nhiêu? Bài viết này bao gồm mọi thứ bạn cần biết về tổng chi phí sở hữu một Hệ thống quản lý học tập LMS cũng như những khoản chi phí nào bạn cần tính đến trước khi quyết định đầu tư.

Cách tính tổng chi phí sở hữu Hệ thống quản lý học tập LMS

Khi xác định tổng chi phí sở hữu của một hệ thống quản lý học tập LMS, việc này giúp bạn lập kế hoạch trước và hiểu được các chi phí trực tiếp và gián tiếp. Mặc dù việc lựa chọn một hệ thống quản lý học tập LMS đáng tin cậy là ưu tiên hàng đầu, nhưng bạn cũng cần phải có một chiến lược để quản lý và vận hành hệ thống thành công. Ở mức tối thiểu, một chiến lược cần cả nội dung và kế hoạch triển khai.

i) Chiến lược nội dung

Một hệ thống quản lý học tập LMS sẽ trở nên vô nghĩa nếu không có nội dung. Một chiến lược hiệu quả để tạo và xây dựng tất cả nội dung trong Hệ thống quản lý học tập LMS là một bước quan trọng để đảm bảo tạo ra các trải nghiệm học tập thú vị và hiệu quả dành cho người học. Nội dung của bạn cần phải dễ hiểu, dễ điều hướng và dễ truy cập đồng thời cung cấp thông tin sâu sắc nhằm hoàn thành các mục tiêu học tập của người học. Quan trọng hơn, chiến lược nội dung của bạn phải phù hợp và khả thi khi triển khai trên hệ thống quản lý học tập mà bạn lựa chọn.

Bạn cần quyết định xem bạn sẽ tự chủ việc sáng tạo nội dung cho các khóa học trực tuyến hay thuê dịch vụ tạo nội dung? Nếu bạn sử dụng dịch vụ, các chuyên gia có thể giúp bạn tạo các khóa học hấp dẫn và được thiết kế tốt nhất trên Hệ thống quản lý học tập LMS, điều này rất hữu ích nếu nhóm của bạn thiếu chuyên môn đó. Nếu bạn tự tạo các khóa học trực tuyến, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:

• Ai sẽ là người phát triển các khóa học?
• Họ có cần phải đạt được các kỹ năng mới không?
• Họ sẽ dành bao nhiêu thời gian để phát triển nội dung và đăng nội dung này trên hệ thống quản lý học tập LMS?

ii) Chiến lược triển khai

Những gì bạn cần hôm nay có thể hoàn toàn thay đổi trong tương lai. Để tạo ra một chiến lược triển khai thành công, bạn cần có hoạch định rõ ràng về công ty hoặc tổ chức của bạn sẽ như thế nào trong ngắn hạn và dài hạn. Bạn dự định phát triển công ty/tổ chức như thế nào?

Việc triển khai hệ thống quản lý học tập LMS không đạt yêu cầu trong dài hạn có thể khiến bạn phải trả giá, buộc bạn phải xem xét lại việc triển khai và đôi khi thậm chí phải tìm kiếm các dịch vụ mới phù hợp với sự phát triển hiện tại của doanh nghiệp và tổ chức của bạn. Một chiến lược hiệu quả phải có khả năng mở rộng.

Một Hệ thống quản lý học tập LMS có thể mở rộng có nghĩa là kiến ​​trúc hệ thống đó có thể triển khai nhiều tài nguyên hơn để hỗ trợ nhu cầu sử dụng tốn nhiều dung lượng hơn, nếu cần thiết. Bằng cách đó, hàng trăm người dùng sẽ có cùng trải nghiệm như nhau khi sử dụng cùng một hệ thống quản lý học tập. Khi nhiều người đăng nhập hơn, hệ thống sẽ tự mở rộng quy mô và tự triển khai nhiều tài nguyên công nghệ hơn để hỗ trợ số lượng lớn người dùng sử dụng đồng thời.

Bạn nên đặt các câu hỏi cho nhà cung cấp hệ thống quản lý học tập LMS để đảm bảo rằng họ có thể trở thành đối tác phát triển lâu dài cùng với chiến lược bạn muốn triển khai hệ thống quản lý học tập cho doanh nghiệp hay tổ chức của mình. Nhiều nhà cung cấp dịch vụ LMS mang đến hệ thống quản lý học tập LMS mã nguồn mở cho phép bạn vừa sử dụng tất cả các tính năng của một hệ thống quản lý học tập LMS lớn nhưng với các gói dịch vụ nhỏ hơn có thể tùy chỉnh khi doanh nghiệp của bạn phát triển mở rộng.

Chi phí khác: 3 Chi phí ẩn của một hệ thống quản lý học tập LMS

Về lý thuyết, một hệ thống quản lý học tập LMS sẽ tiêu tốn của bạn một số tiền nhất định mỗi năm. Tuy nhiên, để có được chi phí thực, bạn cần phải tổng hợp các chi phí kèm theo. Đây là những chi phí mà bạn cần tính đến để vận hành hệ thống quản lý học tập LMS một cách tối ưu và đảm bảo kết quả tốt nhất.

1) Thời gian của nhân viên

Bạn không nên đầu tư một hệ thống mà bạn cần thuê 30 người để vận hành hệ thống đó. Một hệ thống quản lý học tập LMS phải có khả năng tự quản lý, cung cấp các giải pháp hiệu quả về chi phí để xử lý bảo mật, quyền riêng tư và các bản cập nhật. Một nhà cung cấp hệ thống quản lý học tập LMS tốt, đáng tin cậy sẽ không yêu cầu bạn thuê người để bảo trì hệ thống. Tuy nhiên, ở mức tối thiểu, bạn cần một người quản lý dự án chuyên chăm sóc việc vận hành hệ thống. Điều đó sẽ được thêm vào chi phí hàng năm của hệ thống.

Tương tự như vậy, bạn cần cân nhắc xem nhân viên của bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian cho việc học cách sử dụng hệ thống và sử dụng hệ thống thành thạo để thiết lập các khóa đào tạo trực tuyến cho nhân viên, hoặc tương tự các giáo viên của một trường học sẽ sử dụng bao nhiêu thời gian để vận hành hệ thống quản lý học tập LMS. Đó là thời gian mà đối với các trường học và công ty phải bỏ ra cùng với chi phí tốn kém, chi phí này thường bị bỏ qua trong tổng chi phí của một hệ thống quản lý học tập LMS.

2) Chiến lược tiếp thị

Điều quan trọng là phải có chiến lược tiếp thị để bạn đưa ra hệ thống quản lý học tập LMS và hy vọng mọi người hiểu ngay nó dùng để làm gì. Bạn cần một chiến lược nội bộ để cho các thành viên trong công ty biết (cho dù đó là đội ngũ nhân viên của công ty hay các giáo viên trong trường học) rằng một hệ thống quản lý học tập sắp ra mắt, tên của hệ thống và họ sẽ nhận được tất cả thông tin về cách tận dụng hệ thống như thế nào. Tại thời điểm này, bạn cần đào tạo nhân viên nắm được hệ thống quản lý học tập LMS là gì và nó sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho họ, nhóm của họ và toàn bộ tổ chức.

3) Hỗ trợ

Khi triển khai một hệ thống quản lý học tập LMS, người dùng sẽ luôn có các câu hỏi và các vấn đề cần khắc phục, từ việc làm thế nào để sử dụng các tính năng trên hệ thống đến các rắc rối như cách lấy lại mật khẩu. Nếu các nhân viên của bạn cần nhận những sự hỗ trợ đó, thì đó cũng là thời gian cần được tính đến.

Thông thường, các đội ngũ nhân sự nội bộ đã có đầy đủ các phương tiện hỗ trợ các hoạt động tương ứng dành cho bộ phận của họ. Để tránh chi nhiều hơn vào các chi phí dành cho hỗ trợ kỹ thuật, hãy đảm bảo rằng nhà cung cấp hệ thống quản lý học tập LMS không chỉ cung cấp hệ thống tốt mà còn cung cấp dịch vụ hỗ trợ tốt, với các buổi đào tạo và tài liệu để trợ giúp người dùng hiểu và nắm được các vấn đề họ cần làm. Bạn muốn có ít sự gián đoạn về lực lượng lao động nhất có thể, nhưng cũng có ít sự gián đoạn về kỹ thuật nhất có thể.

Moodle LMS cung cấp một chương trình giới thiệu toàn diện về Moodle LMS trên Moodle Academy. Để bổ sung cho các khóa đào tạo đó, Moodle LMS cũng có một cộng đồng trực tuyến rất tích cực. Công nghệ luôn mang lại lợi ích từ cộng đồng và đó là một cách tuyệt vời để giải quyết các vấn đề.

Điều gì làm cho hệ thống quản lý học tập LMS có giá cả hợp lý?

Khả năng chi trả khác nhau tùy từng trường hợp. Ví dụ: “Giá cả hợp lý” không có nghĩa giống nhau đối với một công ty có 50 nhân viên và một trường học có 3000 sinh viên. Định giá luôn đóng một vai trò quan trọng khi lựa chọn một hệ thống quản lý học tập LMS, nhưng cũng hãy nghĩ xem bạn cần gì và mục tiêu của bạn là gì. Khi bạn nói chuyện với một nhà tư vấn hoặc một nhân viên bán hàng, hãy nói với họ về tổ chức của bạn và chính xác trường hợp bạn cần sử dụng hệ thống quản lý học tập là gì.

Trên thực tế, khả năng chi trả không liên quan nhiều đến chi phí mà nó thực sự mang lại. Nó không phải là một thẻ giá; đó là về lợi tức đầu tư. Một số câu hỏi bạn có thể tự hỏi:

• Hệ thống đã làm gì để giúp mọi người trong doanh nghiệp hay tổ chức của tôi tốt hơn và tổ chức của tôi vận hành trơn tru và bảo mật hơn?
• Tỷ lệ ghi danh tại các cơ sở của tôi đã tăng lên bao nhiêu?
• Học sinh đang thực hiện như thế nào?

Các doanh nghiệp hoặc tổ chức mua một hệ thống quản lý học tập nên định hình tư duy của họ theo những hướng này.

Nếu bạn hiện đang tìm kiếm một hệ thống quản lý học tập LMS giá cả hợp lý, một nguyên tắc chung là không đặt trọn niềm tin vào các bản demo thử nghiệm và các bản xem trước. Bạn cần tiếp cận các bản thử nghiệm và xem trước này với các câu hỏi cụ thể về nhu cầu của bạn và cách hệ thống quản lý học tập LMS sẽ đáp ứng các nhu cầu đó như thế nào.

Khả năng chi trả cho các cơ sở giáo dục đại học

Khi nghĩ về chi phí của một hệ thống quản lý học tập LMS dành cho các cấp bậc giáo dục cao hơn, trước tiên chúng ta cần hiểu kỳ vọng của sinh viên. Với giáo dục đại học, hệ thống quản lý học tập LMS có số lượng người dùng lớn hơn và hệ thống cũng được sử dụng nhiều hơn. Hàng nghìn sinh viên đăng nhập mỗi ngày, tải xuống hoặc tải lên các bài tập, và xem kết quả bài kiểm tra của họ, v.v. Họ mong muốn có thể truy cập hệ thống từ thiết bị di động của mình, để dễ dàng tìm thấy bài tập trong một môi trường trực quan. Họ cần tìm tài liệu một cách nhanh chóng và nhận được lời nhắc liên tục về những bài tập sắp đến hạn nộp.

Ngoài ra, việc đạt được kết quả tốt nhất có thể của học sinh là điều quan trọng để thiết lập tỷ suất hoàn vốn (Return on Investment hay viết tắt là ROI). Các trường học truyền cảm hứng và hình thành nên những con người có giá trị nhờ các chương trình giảng dạy mang lại những giá trị giáo dục tốt, hệ thống giáo dục vận hành tốt và những giáo viên tuyệt vời. Các trường học cần cung cấp cho giáo viên những công cụ phù hợp để thực hiện tốt công việc của họ và cung cấp cho sinh viên công nghệ tốt nhất để giúp họ học tập, thúc đẩy giáo dục dẫn đến kết quả tốt hơn cho tất cả mọi người.

Khả năng chi trả cho Doanh nghiệp

Đo lường lợi tức đầu tư từ một hệ thống quản lý học tập LMS trong môi trường doanh nghiệp phụ thuộc vào việc đặt ra các mục tiêu rõ ràng ngay từ đầu. Ví dụ: bạn có thể đo lường mức độ tăng doanh số bán hàng sau khi tạo các khóa học trực tuyến để cải thiện hiệu quả của lực lượng bán hàng. Tương tự như vậy, bạn có thể đo lường mức độ giảm thiểu tai nạn và sự cố sau khi triển khai các chương trình đào tạo liên tục và bảo mật cho nhân lực của mình. Sau khi so sánh kết quả với chi phí, bạn sẽ biết mức độ hợp lý của việc triển khai hệ thống quản lý học tập LMS tại doanh nghiệp hay tổ chức của mình.

Một điểm quan trọng khác dành riêng cho môi trường doanh nghiệp là các chiến lược triển khai kịp thời và có tổ chức. Trái ngược với một tổ chức giáo dục, bạn không thể có toàn bộ lực lượng lao động tham gia một khóa học cùng một lúc vì nhân viên có việc phải làm.

Tổ chức của bạn cần loại hình đào tạo nào? Đó là đào tạo về sản phẩm, giới thiệu, đào tạo kỹ thuật, đào tạo về quy trình hoặc kiến thức khác? Tất cả những điều này cần phải được lên lịch vào quy trình làm việc. Ví dụ, chúng tôi đã thấy các tổ chức phân chia nó theo từng cá nhân, địa lý hoặc phòng ban. Việc thiết lập một chiến lược triển khai hiệu quả là rất quan trọng, vì vậy quá trình này sẽ tránh gây ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên. 

Bạn tìm kiếm các nhà cung cấp hệ thống quản lý học tập LMS dựa trên công nghệ đám mây và giá cả hợp lý có thể thích ứng với nhu cầu của bạn, hay bạn mong muốn xây dựng một hệ thống quản lý học tập dành riêng cho tổ chức của mình, bất kể quy mô lớn hay nhỏ. Liên hệ ngay với các chuyên gia của LinEdu để nhận tư vấn nhé!

Nguồn: Total Cost of Ownership: An Affordable LMS, Dean Saunders, 04.08.2022, OpenLMS