Việc đào tạo nhân viên bắt buộc đóng vai trò thiết yếu để duy trì một tổ chức hoạt động hiệu quả và an toàn. Bất kể tổ chức của bạn hoạt động trong lĩnh vực ngành nghề nào, bạn có thể phải duy trì các yêu cầu đào tạo cụ thể để đáp ứng các tiêu chuẩn chính sách hoặc quy định chung, cho dù đó là những yêu cầu liên quan đến nguồn nhân lực, quy định về an toàn lao động hay đánh giá năng lực.

Một nền tảng quản lý học tập (Learning Management System – LMS) có thể hỗ trợ quá trình đào tạo nhân viên bắt buộc trở thành một quy trình liền mạch và giảm bớt căng thẳng. Moodle Workplace là một nền tảng quản lý học tập dành riêng cho doanh nghiệp giúp đào tạo và thu hút nhân viên một cách dễ dàng và hiệu quả. Bạn có thể chỉ định và lên lịch cho các khóa học và chương trình đào tạo, theo dõi sự tiến bộ của người học qua các khóa học và chứng chỉ, đồng thời tạo hành trình học tập cho nhân viên cũng như khen thưởng sự tiến bộ và thành tích bằng chứng chỉ hoặc huy hiệu.

Nhưng trước khi bạn thiết lập bất kỳ loại khóa học hoặc chương trình đào tạo nào, điều quan trọng là bạn cần phải xem xét mục tiêu của mình. Nhân viên của bạn cần học thêm một kỹ năng mới hay doanh nghiệp cần tập trung vào việc đào tạo nhân sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và tiêu chuẩn do công ty đề ra? Bạn có cần phải cho phép chứng nhận lại hàng năm không?

Nếu mục tiêu của bạn là đào tạo nhân viên giúp họ có thể nắm rõ và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và tiêu chuẩn, thì khóa học của bạn có thể đơn giản, bao gồm một số nội dung đào tạo về các quy định và tiêu chuẩn đó và một bài kiểm tra hoặc bài đánh giá mà nhân viên cần thực hiện hàng năm. Thay vào đó, nếu bạn tập trung vào việc xây dựng kiến ​​thức hoặc kỹ năng, việc thiết lập các chương trình khác nhau theo thời gian sẽ hiệu quả hơn. Vạch ra những gì bạn cần nhân viên của mình học hoặc nắm được, cũng như kết quả mà bạn yêu cầu nhân viên cần đạt được với tư cách là người quản lý.

Bây giờ bạn đã xem xét kĩ các mục tiêu của mình, hãy xem xét một vài trường hợp sử dụng khác nhau và cách bạn có thể tận dụng Moodle Workplace cho từng trường hợp đó.

Tình huống 1: Đào tạo một chủ đề cụ thể

Đôi khi các nhân viên chỉ cần hoàn thành khóa đào tạo một lần, ví dụ: đào tạo nhân viên mới hoặc đào tạo về hệ thống phần mềm, công nghệ, chính sách hoặc quy trình mới. Trong những trường hợp này, lựa chọn tốt nhất là xây dựng các nội dung đào tạo thành một khóa học duy nhất.

Sau khi thiết lập nội dung khóa học và các hoạt động học tập, bạn có thể tận dụng các quy tắc động (Dynamic rules) để tự động hóa các hành động nhất định và sử dụng trình tạo báo cáo để theo dõi việc hoàn thành. Quy tắc động cho phép bạn xác định và thực thi các quy tắc tập trung và tự động bằng cách sử dụng phương pháp tiếp cận có điều kiện “nếu cái này thì cái kia” (If this then that) để kích hoạt các hành động khi một số điều kiện nhất định được đáp ứng.

Ví dụ: Các quy tắc động có thể được sử dụng để đăng ký người học vào các khóa học dựa trên trường hồ sơ, chức danh công việc hoặc bộ phận, hoặc thậm chí hoàn thành khóa đào tạo khác như một loại điều kiện tiên quyết. Sau khi người dùng hoàn thành đăng ký, các quy tắc động lại có thể được sử dụng để nhắc nhở người dùng hoàn thành khóa đào tạo. Và khi hoàn thành, một chứng chỉ được cá nhân hóa được trao cho người học và người giám sát của họ để công nhận thành tích của họ, như được nêu trong cơ cấu tổ chức. Bên cạnh việc nhận các thông báo dễ dàng trên các thiết bị khác nhau, người học có thể theo dõi tiến trình và ngày hết hạn, xác nhận lại hoặc đến hạn, tất cả từ bảng điều khiển Workplace.

Workplace cũng cho phép bạn thiết lập các báo cáo tự động để liệt kê những người chưa hoàn thành khóa học hoặc tỷ lệ phần trăm hoàn thành chi tiết, lần truy cập cuối cùng, ngày hoàn thành, cùng với các trường hồ sơ tùy chỉnh với dữ liệu nhân viên (ví dụ: phòng ban, vị trí, v.v. ). Người giám sát hoặc bộ phận nhân sự có thể nhận báo cáo cho tất cả hoặc nhân viên cụ thể mà không cần đăng nhập vào Moodle.

Tình huống 2: Đào tạo tuân thủ định kỳ hàng năm

Đào tạo tuân thủ là một loại đào tạo quan trọng cần thiết để thông báo cho nhân viên về các quy định, chính sách của tổ chức hoặc việc tuân thủ luật pháp. Thông thường, đào tạo tuân thủ là hoạt động đào tạo nhân sự diễn ra hàng năm. Đây có thể là một tập hợp các khóa học hàng năm tập trung vào kiến ​​thức và năng lực. Doanh nghiệp có thể thực hiện các khóa đào tạo theo từng vai trò cụ thể mà chỉ một số nhân viên nhất định cần phải hoàn thành.

Các chương trình đào tạo trên Moodle Workplace cho phép các doanh nghiệp tạo lộ trình học tập cho nhân viên bằng cách thêm vào tổ hợp các khóa học hoặc một chuỗi các khóa học có thứ bậc. Các chương trình có thể dành riêng cho các đối tượng khác nhau và thứ tự các khóa học có thể linh hoạt hoặc bắt buộc. Bạn cũng có thể cài đặt chương trình của mình và đề ra yêu cầu số lượng khóa học tối thiểu trong một tập hợp thay vì yêu cầu tất cả các khóa học cần được hoàn thành.

Sau đó, bạn có thể xếp lớp dựa trên các chứng nhận để theo dõi và xác nhận các nhân viên tham gia đào tạo tuân thủ. Mỗi chứng nhận có thể được thiết lập với ngày hết hạn với thời gian chứng nhận lại được chỉ định; khi đến lúc nhân viên phải chứng nhận lại, các khóa học trong chương trình sẽ tự động đặt lại và nhân viên sẽ được nhắc họ cần hoàn thành lại khóa học. Thời gian hết hạn có thể được đặt theo nhiều lịch trình khác nhau, thường là trên cơ sở luân phiên phụ thuộc vào ngày bắt đầu chứng nhận hoặc ngày chứng nhận hết hạn. Bạn cũng có khả năng đặt thời gian dẫn trước nên được cung cấp trước ngày hết hạn; ví dụ: Một khóa học có thể tự động đặt lại 30 ngày trước ngày hết hạn.

Như trong trường hợp sử dụng đầu tiên của chúng tôi, các quy tắc động có thể được sử dụng để thiết lập email chào mừng và nhắc nhở người dùng. Chúng cũng có thể được sử dụng để cấp chứng chỉ hoặc huy hiệu cho việc hoàn thành toàn bộ chương trình, thay vì cấp từng cái một cho mỗi khóa học riêng lẻ.

Ngoài các báo cáo cho biết ai đã và chưa hoàn thành khóa đào tạo, cũng có các báo cáo hiển thị dữ liệu lịch sử như ngày hoàn thành năm trước. Điều này hữu ích trong trường hợp bạn cần xem lại lịch sử đào tạo của nhân viên. Dữ liệu hoàn thành chứng nhận cũng có thể được chuyển đến một hệ thống khác, chẳng hạn như hệ thống nhân sự, thông qua API hoặc tích hợp. Để được hỗ trợ về các tích hợp như thế này, hãy liên hệ với các dịch vụ và nhóm hỗ trợ của chúng tôi.

Tình huống 3: Chứng nhận hàng năm kèm theo đào tạo bồi dưỡng trong những năm tiếp theo

Giả sử bạn muốn nhân viên trải qua một chương trình đầy đủ về đào tạo tuân thủ, và mong muốn tổ chức các khóa học bồi dưỡng có thời gian ngắn hơn để họ được chứng nhận lại hàng năm. Tình huống này hoạt động giống như tình huống chúng tôi đã đề cập ở trên, nhưng bạn có thể chỉ định một nhóm khóa học mới cho chương trình cho năm thứ hai và sau khi gia hạn chứng chỉ. Đây là một cách tuyệt vời để giới thiệu thông tin mới và cập nhật mà không yêu cầu nhân viên thực hiện lại toàn bộ quá trình đào tạo.

Dễ dàng theo dõi sự tuân thủ và đào tạo với Moodle Workplace

Mỗi trường hợp sử dụng này đều phổ biến trong nhiều ngành và có khả năng tổ chức của bạn sẽ muốn triển khai nhiều tính năng khác nhau. Moodle Workplace làm cho việc quản lý và theo dõi đào tạo và tuân thủ trở nên đơn giản và trực quan để bạn có thể dành ít thời gian hơn cho các công việc hành chính và nhiều thời gian hơn cho công việc mang tính giá trị cao.

Nguồn: How to make mandatory staff training stress-free with Moodle Workplace, KIT GERMEROTH, 14 tháng 9 năm 2022, Moodle.com