Moodle Workplace là một nền tảng quản lý học tập linh hoạt dành cho doanh nghiệp hỗ trợ tối đa nhu cầu học tập, đào tạo tại doanh nghiệp, ví dụ như đào tạo nhân viên mới, khóa đào tạo tuân thủ bắt buộc dành cho nhân viên, v.v.

Là một phần mềm dành cho nhiều người dùng (multi-tenant software), Moodle Workplace cho phép một chương trình phần mềm duy nhất có nhiều khách hàng cùng sử dụng và chia sẻ nội dung cùng lúc nhưng dữ liệu giữa các khách hàng hoàn tập độc lập, khách hàng này không thể truy cập vào dữ liệu của khách hàng kia và sử dụng các khóa học hoặc không gian chung (Bạn vui lòng tiếp tục đọc phần tiếp theo để tìm hiểu cách thực hiện).

Đối tượng thuê (Tenants) là các thực thể riêng biệt với diện mạo, cấu trúc, người dùng và các nội dung học tập của riêng từng đối tượng thuê. Những điều này rất cần thiết để đại diện cho nhiều đơn vị kinh doanh độc lập trong cùng một tổ chức. Hệ thống phần mềm đa khách hàng (multi-tenancy) được xây dựng như một phiên bản duy nhất của Moodle Workplace, phục vụ một số chi nhánh hoặc bộ phận trong tổ chức của bạn, các cơ sở khác nhau hoặc thậm chí các khách hàng khác nhau, được gọi là “đối tượng thuê”. Dữ liệu và cấu hình được phân vùng ảo và mỗi tổ chức khách hàng hoạt động với một phiên bản ứng dụng ảo có thể tùy chỉnh.

Hệ thống đa khách hàng cho phép khả năng định cấu hình nhiều người thuê với giao diện đa dạng và sự phân quyền khác nhau, đồng thời đảm bảo rằng khách hàng này không thể truy cập vào dữ liệu của khách hàng kia. Người dùng, hệ thống phân cấp, vai trò, quy tắc động, cài đặt giao diện, báo cáo và thực thể học tập đều là duy nhất cho mỗi hợp đồng thuê (khóa học, chương trình và chứng chỉ).

Tại sao chia sẻ nội dung hoặc khóa học lại quan trọng?

Có một số lý do khiến việc chia sẻ nội dung hoặc khóa học thông qua hình thức thuê nhiều người lại hữu ích cho các doanh nghiệp và tổ chức.

Đào tạo nhân viên mới hiệu quả: Nếu một công ty có nhu cầu đào tạo nhập môn cho nhân viên mới, các đối tác hoặc các khách hàng trong các đối tượng thuê khác nhau và quá trình đào tạo nhập môn này bao gồm các khóa học chia sẻ kiến thức, điều này sẽ được thực hiện dễ dàng hơn nếu các khóa học đó có sẵn cho nhiều người dùng.

Tránh các tác vụ lặp đi lặp lại: Thông qua việc đăng ký tham gia khóa học tự động, sử dụng các quy tắc động cho các khóa học hoặc chương trình cụ thể cho một số nhóm người dùng nhất định, bất kể đối tượng người thuê.

Ngăn chặn việc trùng lặp khóa học và tối ưu hóa nội dung học tập sẵn có: Nếu một khóa học đã được tạo cho một người thuê, việc sử dụng lại nội dung khóa học và cung cấp lại khóa học này cho những người thuê khác. Thậm chí, giảng viên có thể sử dụng nội dung sẵn có đó làm cơ sở để tạo ra nội dung cho khóa học mới.

Thúc đẩy học tập hợp tác: Thông qua các khóa học chia sẻ, người dùng thuộc các đối tượng thuê (tenants) khác nhau, cụ thế nhân viên làm việc ở các chi nhánh hoặc các phòng ban khác nhau có thể cùng tham gia học tập và hợp tác với nhau trong cùng một tổ chức.

Những loại nội dung nào có thể được chia sẻ giữa giảng viên và người học?

Moodle Workplace cho phép chia sẻ các khóa học, chứng chỉ, chương trình và chứng chỉ giữa những người dùng khác nhau.

Nội dung được chia sẻ giữa giảng viên và người học như thế nào?

Bây giờ chúng ta đã biết lý do tại sao việc chia sẻ nội dung hoặc khóa học với các nhóm khác nhau lại hữu ích, hãy cùng xem cách thực hiện điều này.

Tùy chọn đầu tiên là Các khóa học chia sẻ (Shared courses), cung cấp cho các công ty tùy chọn chia sẻ nội dung với nhiều người dùng khác nhau.

Mỗi đối tượng thuê (Tenants) trong Moodle Workplace có danh mục khóa học riêng (Course category) và các khóa học tương ứng của họ. Tuy nhiên, một tổ chức cũng có thể chọn chia sẻ một số khóa học với các đối tượng khác nhau, chẳng hạn như khóa học tổng quan về kinh doanh hoặc khóa học đào tạo nhập môn cho nhân viên mới. 

Để đảm bảo khả năng tương tác cốt lõi của Moodle, tất cả người dùng (người học và người đào tạo) đã đăng ký trong một khóa học sẽ thấy người dùng từ các miền khác nhau khi tham gia khóa học. Các tổ chức có thể sử dụng các khóa học chia sẻ (Shared courses) nhằm mục đích:

Xác định ai có thể truy cập nội dung. Ví dụ: nếu chỉ có người dùng thuộc hai đối tượng thuê khác nhau mới có quyền truy cập vào một khóa học, thì chỉ những người dùng đó mới được đăng ký tham gia khóa học.

Cho phép nhân viên từ các đơn vị thuê khác nhau học tập cùng nhau hoặc một người đào tạo từ một đối tượng thuê bất kỳ trở thành người đào tạo cho tất cả người học.

Tự động chỉ định các hoạt động khác nhau cho các nhóm khác nhau để nghiên cứu riêng biệt mà không yêu cầu chế độ nhóm bắt buộc. Mỗi người thuê thường có danh mục khóa học riêng và các khóa học riêng. 

Phương thức đăng ký tham gia khóa học thủ công đã được chỉnh sửa, vì vậy tính năng chọn lọc người dùng chỉ hiển thị người dùng từ đối tượng thuê hiện tại. Tuy nhiên, có những tình huống mà một doanh nghiệp có thể yêu cầu các khóa học được chia sẻ giữa những đối tượng thuê khác nhau.

Để cung cấp các khóa học cho các đối tượng người dùng khác nhau, bạn cần tạo một danh mục khóa học và điều chỉnh các quyền như sau:

Trong Quản trị trang (Site administration) > Học tập (Learning) > Quản lý khóa học (Course management) và quản lý danh mục (Category Management), hãy chọn cấp Quyền (Permissions) từ các tùy chọn trong danh mục thả xuống sẽ chứa các khóa học được chia sẻ (Shared Courses).

• Lọc theo hoặc tìm kiếm the capability moodle/category:viewcourselist
• Cấp quyền cho vai trò người dùng được xác thực
• Bất kỳ khóa học nào được xếp vào danh mục “các khóa học chia sẻ” sẽ được hiển thị trên những người thuê.

Xin lưu ý rằng hệ thống đa khách hàng (multi-tenancy) không áp dụng cho nội dung khóa học. Điều này có nghĩa là nếu người dùng (người học hoặc người đào tạo) đăng ký tham gia một khóa học, họ sẽ nhìn thấy người dùng từ những đối tượng thuê khác khi duyệt khóa học. Đây có thể là các bài đăng trên diễn đàn, danh sách những người tham gia khóa học, sổ điểm, báo cáo hoặc bất kỳ mô-đun nào khác hiển thị những người tham gia khóa học.

Nếu bạn chia sẻ khóa học giữa những người thuê khác nhau và muốn người dùng từ mỗi đối tượng thuê học tập độc lập, họ phải thuộc các nhóm khác nhau và khóa học phải ở chế độ nhóm riêng biệt (tốt nhất là bắt buộc). Việc phân bổ cho các nhóm riêng biệt được thực hiện tự động khi một khóa học dùng chung là một phần của chương trình.

Vui lòng xem lại vai trò “Người đào tạo” (Trainer) và “Người đào tạo không có quyền chỉnh sửa” (Non-editing trainer) trong khóa học và đảm bảo rằng họ không có khả năng truy cập nhóm. Các giảng viên cũng nên được phân bổ cho các nhóm có liên quan.

Chia sẻ nội dung và khóa học với Không gian chia sẻ (Shared space)

Không gian chia sẻ cho phép chia sẻ các thực thể trên tất cả các đối tượng thuê. Nó hoạt động giống như một đối tượng thuê đặc biệt, nơi người dùng có thể tạo các thực thể được hỗ trợ để những người thuê khác có thể truy cập. Các công cụ sẵn có trên Moodle Workplace được hỗ trợ trong Không gian chia sẻ gồm có:

• Các chương trình
• Chứng chỉ
• Cơ cấu tổ chức
• Quy tắc động
• Trình tạo báo cáo

Ví dụ: Nếu một chương trình đào tạo nhập môn được khởi tạo, nó sẽ xuất hiện trong danh sách các chương trình dành cho từng đối tượng thuê. Người quản lý và người học sẽ thấy các chương trình được chia sẻ trên trang tổng quan (Dashboards) của họ và trong các báo cáo giống như cách họ xem bất kỳ chương trình nào khác.

Khi bạn ở trong Không gian chia sẻ, bất kỳ thực thể được tạo đều có sẵn cho tất cả người thuê và có thể được coi là các thực thể trên toàn trang web. Các thực thể được chia sẻ được gắn nhãn bằng chỉ dẫn trong Không gian được chia sẻ.

Để sử dụng tính năng Không gian chia sẻ (Shared space), quản trị viên trang web chỉ cần bật tính năng này một lần bằng một trong hai cách sau:

Chọn mục ‘Shared space’ từ trình chuyển đổi đối tượng thuê (Tenant switcher) và chọn  ‘Enable Shared space’. Nếu bạn chọn nút ‘Not now’, tính năng này sẽ bị xóa khỏi trình chuyển đổi đối tượng thuê và việc bật tính năng này sẽ chỉ có thể thực hiện được từ menu đối tượng thuê (tenant menu).

Chuyển đến menu đối tượng thuê (tenant menu) thông qua trình khởi chạy The Workplace launcher) và chọn ‘Enable Shared space’. Không gian chia sẻ sẽ được tạo như trước đây và tính năng này sẽ xuất hiện lại trong trình chuyển đổi đối tượng thuê.

Xin lưu ý rằng không thể hoàn tác việc bật tính năng Không gian chung; sau khi được kích hoạt, nó sẽ vẫn như vậy.

Làm thế nào để chia sẻ khóa học giữa người học và người dạy?

Chỉ những người học trong cùng một nhóm mới có thể chia sẻ nội dung và hoạt động giữa các khóa học. Nhóm (Grouping) là một tập hợp các nhóm trong một khóa học có thể được sử dụng để chỉ đạo các nhiệm vụ tại một hoặc nhiều nhóm trong khóa học để làm việc cộng tác cùng nhau.

Một nhóm (A group) hoặc tạo nhóm (Grouping) có thể được sử dụng ở hai cấp độ:

Cấp độ khóa học (Course level):

Chế độ nhóm được xác định ở cấp độ khóa học là chế độ mặc định cho tất cả các hoạt động trong khóa học đó. Để sử dụng tính năng này, bạn cần đặt chế độ nhóm trong Quản trị (Administration)> Quản trị khóa học (Course administration)> Chỉnh sửa cài đặt. (Edit settings).

Mức độ hoạt động (Activity level):

Mỗi hoạt động hỗ trợ nhóm cũng có thể có chế độ nhóm riêng. Nếu mục cài đặt khóa học  ‘Force group mode”, hay còn gọi là “Chế độ nhóm bắt buộc”, được lựa chọn “Yes” thì tùy chọn xác định chế độ nhóm cho các hoạt động cá nhân sẽ không khả dụng. Nếu nó được đặt thành “No”, thì giáo viên có thể thay đổi chế độ nhóm.

Sử dụng các nhóm với các diễn đàn thảo luận cho phép các nhà giáo dục quản lý sự tương tác giữa những người học. Các nhóm riêng biệt có nghĩa là chỉ những người học trong cùng một nhóm mới có thể xem và tham gia thảo luận trong một diễn đàn cụ thể. Các nhóm hiển thị cho phép người học xem các cuộc thảo luận của các nhóm khác nhưng chỉ tham gia vào các cuộc thảo luận của nhóm.

Thúc đẩy phát triển hoạt động học tập tại nơi làm việc hiệu quả và năng suất hơn

Moodle Workplace là một hệ thống quản lý học tập linh hoạt dành cho doanh nghiệp sẽ cho phép tổ chức của bạn sắp xếp hợp lý hóa việc nhập môn, đào tạo tuân thủ và các hoạt động đào tạo khác cần thiết cho nhân viên. Thông qua Moodle Workplace, tổ chức của bạn có thể chia sẻ các khóa học và nội dung cũng như thúc đẩy đặc tính học tập hợp tác. Tận dụng hệ thống phần mềm đa khách hàng và các quy tắc năng động để làm cho việc học tập hiệu quả hơn và năng suất hơn tại nơi làm việc.

Nguồn: Sharing content or courses with different teams using Moodle Workplace, NIAMH MACDONALD, 25 tháng 8 năm 2022, Moodle.com