HR ỨNG TUYỂN NGAY Twake THE OPEN DIGITAL WORKPLACE twake-design Secure opensource collaboration platform that
improves your organizational productivity
TRY IT FREE AT TWAKE.APP logo-twake
linshare-mobile Secure open source
file sharing app
Download LinShare app for Android and iOS linshare-download linshare-logo-linagora-vn
Linh Thao Nguyen

Các công cụ cộng tác trực tuyến cải thiện hiệu quả và năng suất làm việc nhóm như thế nào?

do-more-open-source

Một doanh nghiệp chỉ thành công khi những nhân viên làm việc hiệu quả. Khi tất cả các bộ phận của tổ chức – từ bộ phận phát triển và tiếp thị sản phẩm đến chuỗi cung ứng và bộ phận hỗ trợ khách hàng – làm việc cùng nhau để giải quyết vấn đề của khách hàng và mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng, đó là lúc họ đã thành công.

Mặt khác, thành công không đến dễ dàng. Mỗi ngày trôi qua, một ngọn lửa mới cần dập tắt và một thách thức mới để tiếp nhận, một đối thủ cạnh tranh mới để đối đầu. Mặt khác, con đường thành công trở nên dễ dàng hơn đáng kể khi bạn có người hỗ trợ.

Hợp tác và làm việc theo nhóm là hai trong số những kỹ năng không được đánh giá cao nhất, nhưng chúng rất quan trọng, mà một công ty có thể có để giúp họ thành công. Bằng cách hợp tác và làm việc cùng nhau, những nhân viên hỗ trợ lẫn nhau và bù đắp hạn chế của nhau để họ trở nên tiến bộ hơn theo thời gian.

Mặc dù thực tế là sự cộng tác có thể giúp tăng năng suất tại nơi làm việc, khuyến khích sự sáng tạo, xây dựng ý thức cộng đồng, truyền cho nhân viên ý thức có mục đích mạnh mẽ, khuyến khích họ tự giải quyết vấn đề, thúc đẩy họ có mục tiêu phấn đấu và dẫn đến những đổi mới và ý tưởng đột phá, nhưng nó là một trong những công cụ được sử dụng kém hiệu quả nhất tại nơi làm việc.

Mọi người không tự nhiên bị thu hút bởi một môi trường làm việc mà ở đó văn hóa cộng tác và giao tiếp cởi mở.

Tất cả chúng ta đều muốn làm việc biệt lập trong không gian riêng của mình, không bị làm phiền. Nhân viên trở nên mất kết nối hơn khi một tổ chức phát triển về quy mô. Vậy câu trả lời là gì? Liệu có giải pháp nào khuyến khích sự hợp tác tại nơi làm việc.

Bài viết này sẽ xem xét bối cảnh công việc hiện tại và cách các công ty có thể sử dụng công nghệ sẵn có để cải thiện luồng giao tiếp trực tuyến của họ.

Nhưng trước tiên, hãy nói thẳng một điều.

Làm việc tại nhà không phải là một hiện tượng mới

Trước đại dịch COVID-19, một số công ty đã thử nghiệm phương pháp làm việc từ xa hoặc thậm chí là các nhóm phân tán hoàn toàn. Ví dụ: WordPress, thuộc sở hữu của tập đoàn Automattic Inc, được phân phối 100% kể từ khi nó được thành lập vào năm 2005. Điều đó có nghĩa là mọi người đều làm việc tại nhà, hay chính xác hơn, từ bất cứ nơi nào họ chọn trên thế giới và họ đã đạt được rất nhiều thành công khi làm như vậy.

Các doanh nghiệp khác đã thử nghiệm cách tiếp cận hỗn hợp, cho phép nhân viên thỉnh thoảng làm việc tại nhà (chiếm tới 30%, theo khảo sát của Gartner). Làm việc từ xa là đặc quyền được 54% nhân viên văn phòng khao khát, những người sẵn sàng thay đổi công việc chỉ đơn giản là làm việc tại nhà, theo một nghiên cứu do Gallup thực hiện.

Kết quả là, sự thay đổi đã bắt đầu trong những năm gần đây – mặc dù chậm. Và nếu không nhờ các lệnh cấm cửa và hạn chế đi lại được áp dụng vào đầu năm nay, thì không chắc một số doanh nghiệp hoặc lĩnh vực đã phát triển nhanh chóng như vậy.

Theo phân tích của Slack, 45% những người được gọi là nhân lực trí thức trả lời trong cuộc thăm dò ý kiến ​​khẳng định họ hiện đang làm việc từ xa, với 66% làm như vậy là do sự bùng phát của đại dịch Covid và 27% làm việc tại nhà “là điển hình”.

Các số liệu khác nhau tùy thuộc vào ngành và khu vực. Tuy nhiên, đã có sự gia tăng đáng kể về các công việc từ xa, cũng như việc sử dụng các nền tảng giao tiếp nhóm và các công cụ cộng tác trực tuyến.

video-conference-open-source

Công cụ cộng tác trực tuyến là gì?

Các công cụ cộng tác trực tuyến là những ứng dụng mà nhóm của bạn có thể sử dụng để cộng tác hiệu quả và làm việc năng suất hơn. Chúng bao gồm nhưng không giới hạn:

  • Các ứng dụng mạng nội bộ được lưu trữ trên đám mây
  • Phần mềm Quản lý Dự án / Nhiệm vụ
  • Ứng dụng nhắn tin
  • Các ứng dụng cộng tác nhóm cho phép cộng tác trong thời gian thực
  • Nền tảng hội nghị truyền hình và âm thanh trực tuyến

Trong thập kỷ qua, những công cụ này ngày càng trở nên quan trọng đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, chúng đã trở thành một tài sản tạo nên sự đột phá cho các doanh nghiệp đang điều hướng chuyển sang mô hình làm việc từ xa dưới tác động của đại dịch Covid-19.

Theo một cuộc khảo sát gần đây của Forbes, công việc từ xa dự kiến sẽ tăng gấp đôi vào năm 2021, còn lâu mới trở lại mức trước đại dịch. Để điều hướng thành công sự chuyển đổi này, các công ty sẽ cần một nền tảng hợp tác nhóm hoàn hảo.

Những trở ngại đối với sự hợp tác tại nơi làm việc

Có nhiều trở ngại có thể cản trở nỗ lực cộng tác của tổ chức tại nơi làm việc. Dưới đây là một số ví dụ:

1. Thiếu sự hỗ trợ từ lãnh đạo cao nhất
Mọi hành vi trong một tổ chức đều bắt đầu từ cấp cao nhất. Nhân viên khó có khả năng thực hiện chia sẻ của họ trong việc khuyến khích cộng tác nếu các nhà lãnh đạo hoặc sếp của họ không ý thức được lợi ích của việc cộng tác tại nơi làm việc hoặc bản thân không tuân theo các quy tắc.

2. Thiếu giao tiếp
Mọi chiến lược cộng tác dự án xuất sắc đều bắt đầu bằng giao tiếp. Khi các nhóm không đạt được mục tiêu năng suất của họ, nhiều khả năng là do lỗi giao tiếp là nguyên nhân.

Và hầu hết các nhóm làm việc giao tiếp với nhau như thế nào? Đây là một số công cụ cộng tác truyền thống:

  • E-mail
  • Bảng tính (Spreadsheets)
  • Cuộc gọi thoại và hội nghị truyền hình (Audio and Video Conferencing)

Mặc dù những công cụ này vẫn hữu ích trong những trường hợp cụ thể, nhưng chúng thường không đủ để đáp ứng nhu cầu của các nhóm làm việc trong các dự án lớn trong thời đại chuyển đổi kỹ thuật số. Các nhóm hiện đại phải nhạy bén và thích nghi trong môi trường làm việc nhịp độ nhanh, và để làm được như vậy, họ yêu cầu phần mềm cộng tác hỗ trợ giao tiếp. một cách dễ dàng.

Cũng không có gì ngạc nhiên khi theo nghiên cứu được thực hiện bởi Mail Manager, email tiêu tốn rất nhiều thời gian so với các công cụ cộng tác trực tuyến. Theo nghiên cứu này, 25% nhân viên dành một ngày làm việc tương đương mỗi tuần để theo dõi hộp thư đến của họ. Hơn một nửa (55%) số người được hỏi cho biết họ cảm thấy thất vọng vì không thể tìm thấy tài liệu chính xác trong hộp thư đến của mình, điều này khiến họ cảm thấy như họ đang lãng phí thời gian (63%) hoặc kém hiệu quả hơn (48%) hoặc mất dấu thông tin dự án (52%).

Tất cả điều này đều có tác động đáng kể đến lượng thời gian có sẵn để dành cho các nhiệm vụ quan trọng hơn – và đó là trước khi họ cho rằng email không hiệu quả để quản lý công việc, theo dõi tiến độ và chia sẻ tài liệu quan trọng với các thành viên trong nhóm. Tệ hơn nữa, một nhóm gửi và nhận càng nhiều email, thì họ càng có nhiều khả năng bỏ lỡ các cập nhật quan trọng vì hộp thư đến của họ đã đầy.

3. Các đội phân tán
Các nhóm hiện có thể làm việc từ mọi nơi trên thế giới. Điều này có nghĩa là bạn có thể thuê những người tài năng từ khắp nơi trên thế giới và điều hành công ty của bạn suốt ngày đêm. Tuy nhiên, điều này đã dẫn đến những vấn đề mới đối với các doanh nghiệp.

Do các nhân viên không thể gặp gỡ và giao tiếp trực tiếp tại văn phòng, nỗ lực làm việc chung của cả nhóm có thể bị rạn nứt. Hơn nữa, việc tiếp cận thông tin (tài liệu, phương tiện và các tài liệu quan trọng khác) có thể là một thách thức, đặc biệt nếu doanh nghiệp của bạn vẫn hoạt động với các tài liệu giấy.

Tại sao sử dụng nhiều công cụ cũng là một vấn đề?
Các công nghệ mới có phải là câu trả lời nếu các công cụ truyền thống không giúp các nhóm bắt kịp với tốc độ phát triển chuyên nghiệp ngày nay không?

Các tổ chức nắm trong tay sức mạnh của công nghệ trong thời đại chuyển đổi kỹ thuật số. Họ có sẵn một số lượng tài nguyên vô tận để cho phép cộng tác dự án hiệu quả, bao gồm các nền tảng quản lý tài liệu dựa trên đám mây, các công cụ giao tiếp và các ứng dụng năng suất.

Tại sao rất nhiều nhóm phải vật lộn để hoạt động hiệu quả khi có rất nhiều lựa chọn công nghệ sẵn có? Một lý do là sự đa dạng của các công cụ mà các nhóm sử dụng để hỗ trợ họ hoàn thành nhiệm vụ của mình.

Việc sử dụng nhiều công cụ trong một dự án sẽ làm tăng thêm độ phức tạp, đó là một trong những lý do tại sao các nhóm làm việc không hiệu quả như khả năng của họ có thể làm được. Hơn nữa, việc sử dụng nhiều công cụ có thể làm giảm năng suất và phá hoại quá trình lập kế hoạch. Khi giao dịch với các nhóm phân tán và chức năng chéo, điều quan trọng là phải giữ mọi thứ càng đơn giản càng tốt.

team-work-linagora-vietnam

Ưu điểm của việc sử dụng công cụ cộng tác trực tuyến
Các công cụ cộng tác trực tuyến đang thu hút sự quan tâm từ các công ty ngày nay vì những lợi ích của các công cụ cộng tác trực tuyến này là không thể phủ nhận:

  • Các công cụ cộng tác có thể giảm khối lượng e-mail lên đến 30% và tăng thời gian viết tài liệu lên đến 33% cho các thành viên trong nhóm.
  • 97% các công ty sử dụng phần mềm hợp tác cho biết nó đã cải thiện tiêu chuẩn dịch vụ của họ.
  • Cộng tác xã hội đã cải thiện hiệu quả và năng suất của nhóm lên 20%.

Theo khảo sát, đây là những gì người dùng đang nói:

  • Có sự trao đổi thông tin rõ ràng khi sử dụng các công cụ cộng tác trực tuyến.
  • Thông tin liên lạc, tệp và cập nhật tiến độ đều được tập trung và lưu trữ.
  • Thông tin sai được hạn chế và mọi người đều có quyền truy cập vào hồ sơ, vì vậy mọi người đều biết ai đã nói gì và khi nào.
  • Việc xử lý hồ sơ và nhận xét của nhóm đã trở nên hiệu quả hơn.
  • Cải thiện tính minh bạch về tiến độ dự án và nhiệm vụ cho các nhà quản lý.
  • Các công cụ cộng tác trực tuyến mở ra một mạng lưới chuyên môn rộng hơn.

Nhân viên cũng quan tâm đến sự hợp tác trong không gian làm việc. Nhân viên muốn hoàn thành công việc đóng góp vào lợi nhuận của công ty đồng thời khiến họ cảm thấy mình là một phần của điều gì đó lớn hơn chính họ. Hãy xem số liệu thống kê về cộng tác sau đây để biết lý do tại sao nhân viên rất quan tâm đến cộng tác tại nơi làm việc:

  • Khoảng 75% nhà tuyển dụng coi làm việc theo nhóm và cộng tác là “cực kỳ quan trọng”.
  • 33% thế hệ trẻ mong muốn không gian làm việc hợp tác.
  • Theo 54% nhân viên, cảm giác mạnh mẽ của cộng đồng (đồng nghiệp tuyệt vời, kỷ niệm các cột mốc quan trọng, mục tiêu chung) đã khiến họ gắn bó với công ty lâu hơn mức lợi ích tốt nhất của họ.
  • 99,1% thích làm việc trong môi trường mà nhân viên có thể xác định và thảo luận những khó khăn một cách cởi mở và hiệu quả.
  • Theo 33% nhân viên, tinh thần của nhân viên bị ảnh hưởng tiêu cực nhất bởi sự thiếu cởi mở và trung thực trong giao tiếp.
  • Làm việc với một đội ngũ tuyệt vời được 37% nhân viên coi là lý do chính để ở lại.
  • Tỷ lệ chuyển việc của nhân viên thấp hơn 50% ở những công ty có khả năng giao tiếp xuất sắc.

team-work

Làm thế nào để chọn đúng phần mềm cộng tác?

Một giải pháp mở rộng kênh giao tiếp là điều cần thiết, nhưng bạn cũng muốn có một giải pháp giúp giảm thời gian dành cho email và cuộc họp để các thành viên trong nhóm của bạn có thể làm việc hiệu quả nhất có thể. Khi tìm kiếm phần mềm cộng tác cho doanh nghiệp của bạn, có một số điều quan trọng cần tìm:

1. Quản lý tác vụ

  • Một lộ trình cấp cao làm nổi bật các mục tiêu dài hạn của dự án.
  • Khả năng có được một bức tranh đầy đủ về tất cả các phân bổ công việc và các cam kết trong tất cả các dự án.
  • Một bảng Kanban và / hoặc một biểu đồ Gantt như một hình ảnh đại diện cho quy trình làm việc.

2. Chia sẻ và quản lý tệp

  • Truy cập tệp trên tất cả các thiết bị (máy tính để bàn, điện thoại di động và máy tính bảng).
  • Khả năng chia sẻ tài liệu với tất cả những người tham gia dự án, ngay cả những cộng tác viên bên ngoài không thuộc công ty của bạn.
  • Tiêu chuẩn bảo mật cấp cao để bảo vệ các tài liệu quan trọng của bạn khỏi bị vi phạm dữ liệu.
  • Các quyền và hạn chế truy cập dựa trên cá nhân và / hoặc theo nhóm.

3. Truyền thông nhóm

  • Các tùy chọn lọc và tìm kiếm để xác định một chủ đề, cuộc trò chuyện hoặc cộng tác viên cụ thể.
  • Tính năng gắn thẻ để đảm bảo rằng khi bạn đặt câu hỏi hoặc cung cấp thông tin, đúng người bạn cần sẽ nhìn thấy thông điệp của bạn.
  • Khả năng cộng tác giữa các thành viên tham gia vào dự án của bạn, bao gồm cả các thành viên nhóm bên ngoài – bất kể chức năng hoặc khuôn khổ nào.

4. Cộng tác trong thời gian thực

  • Cần có sự cộng tác trong thời gian thực để có một nền tảng cộng tác tốt tại nơi làm việc.
  • Các thành viên trong nhóm sẽ có thể làm việc cùng lúc, lên ý tưởng, phát triển và tìm ra phương pháp tốt hơn để giải quyết vấn đề bằng cách sử dụng kiến ​​thức và trí tuệ chung của họ.

5. Nền tảng có thể mở rộng

  • Một nền tảng cộng tác tốt phải có thể theo kịp với sự mở rộng của doanh nghiệp của bạn và khối lượng nội dung đi kèm với nó ngày càng tăng.
  • Nó phải đủ khả năng thích ứng để phát triển cùng với công ty của bạn khi công ty mở rộng, cho phép thêm nhân viên mới, tạo và lưu trữ nhiều nội dung hơn.

6. Quyền linh hoạt

Mặc dù thực tế là toàn bộ công ty nên sử dụng công cụ cộng tác quy trình làm việc, nhưng có thể có một số tài liệu mật mà bạn muốn hạn chế quyền truy cập và quyền của người dùng (ví dụ: cài đặt một số thông tin ở chế độ “chỉ xem”).

Giải pháp cộng tác phải cho phép các giám đốc điều hành thiết lập vai trò người dùng và cấp độ quyền phù hợp với cấu trúc công ty của bạn. Tính năng bảo vệ bằng mật khẩu, truy cập tệp, giám sát tài liệu và lập phiên bản cũng như các tính năng bảo mật dữ liệu khác là rất quan trọng.

Đây là một số đặc điểm chính cần tìm khi triển khai nền tảng cộng tác tại công ty của bạn. Chúng tôi chắc chắn rằng bạn đang tự hỏi liệu có một công cụ có tất cả các đặc điểm nói trên? Câu trả lời là Có.

 

Twake – Công cụ cộng tác trực tuyến mà công ty của bạn cần

Twake là ứng dụng tối ưu cho nhu cầu quản lý tác vụ, cộng tác nhóm, chia sẻ tệp và giao tiếp thời gian thực giữa các thành viên. Twake được xây dựng để giao diện với nhiều công cụ như Zapier, OnlyOffice, n8n và nhiều công cụ khác, Twake kết hợp nhiều công cụ quản lý tác vụ, chia sẻ tệp và giao tiếp với giao diện đơn giản và trực quan.

Các tính năng của Twake giúp bạn:

  • Phân công và quản lý các công việc.
  • Cải thiện giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm.
  • Tăng tính minh bạch bằng cách cung cấp tổng quan về từng nhiệm vụ.
  • Góc nhìn tổng quan cho nhà quản lý cấp cao về lịch và các hoạt động của nhóm.
  • Sắp xếp các công việc và tài liệu để tiết kiệm thời gian.
  • Tăng năng suất nhờ chia sẻ tệp, nhắn tin và thực hiện cuộc gọi thoại và hội nghị truyền hình tốt hơn.
  • Có giải pháp đa thiết bị với phạm vi tiếp cận toàn cầu.
  • Tích hợp nhiều công cụ vào một nền tảng duy nhất để tăng năng suất.
  • Giảm chi phí hoạt động của bạn.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về Twake, vui lòng truy cập https://twake.app

Twake cho phép bạn mời tất cả mọi người trong một dự án tham gia, cho dù họ làm việc từ xa từ các nước khác nhau trên thế giới. Các thành viên trong nhóm của bạn sẽ nhanh chóng thích ứng và yêu thích giao diện thân thiện, trực quan.

Ngày càng có nhiều khách hàng mong muốn sản phẩm được phân phối nhanh hơn và hiệu quả hơn trong môi trường chuyên nghiệp ngày nay. Sở thích của người tiêu dùng đang thay đổi nhanh chóng, và các doanh nghiệp muốn đi trước đối thủ phải đủ linh hoạt để thích ứng và phát triển. Phần mềm cộng tác giúp tất cả các thành viên trong nhóm luôn cập nhật, cho dù họ làm việc phân tán, tập trung hay bên ngoài, có thể giúp các tổ chức đang gặp khó khăn trong việc theo kịp tốc độ của thị trường đang phát triển nhanh chóng, phá vỡ các rào cản và nâng cao năng suất.

Author: SHIVAM CHAUHAN, LINAGORA