Ngành công nghệ thông tin luôn thay đổi từng ngày, từng giờ với tốc độ chóng mặt  — và trong đó, hai lĩnh vực đồng nghĩa với sự phát triển nhanh chóng và mạnh mẽ là SaaS (viết tắt của Software as a Service) và PaaS (viết tắt của Platform as a Service).

Đối với các kỹ sư SaaS và PaaS, các định mức ngày nay có thể trở nên lỗi thời chỉ trong vòng vài tháng.

Những nhân viên cần được thông báo về một loạt các bản sửa lỗi, nâng cấp hệ thống, các tích hợp mới, kiến trúc mới và cơ sở vật chất mới, cũng như các thay đổi về chính sách, tuyển dụng mới, mua lại và quy trình quản lý thay đổi mà mọi người phải tính đến trong bất kỳ ngành nào.

Với rất nhiều thứ cần phải theo dõi và cập nhật liên tục, nhân viên làm việc trong lĩnh vực SaaS và PaaS sẽ được hưởng lợi rất nhiều từ một hệ thống quản lý học tập có khả năng đưa mọi thứ vào một hệ thống duy nhất.

1) Sử dụng hệ thống quản lý học tập LMS để đào tạo nhân sự về việc nâng cấp sản phẩm mới

Khi một công ty cung cấp dịch vụ SaaS hoặc PaaS phát triển thành công, số lượng khách hàng cũng tăng lên cùng với sự phát triển của công ty — và mức độ phức tạp của việc quản lý sản phẩm cũng tăng theo. Hơn nữa, để duy trì khả năng cạnh tranh với thị trường rộng hơn và tiếp tục phát triển khách hàng mới cũng như giữ chân khách hàng hiện tại, bản thân sản phẩm phải liên tục phát triển. Đó là lý do tại sao các sản phẩm SaaS và PaaS thường xuyên được nâng cấp để đáp ứng kỳ vọng của thị trường, với các tính năng mới được bổ sung ít nhất hàng năm, nhưng có thể hàng quý hoặc thậm chí có thể hàng tháng hoặc hơn thế.

Vì các sản phẩm SaaS và PaaS là ​​dựa trên đám mây (cloud-based), người dùng thậm chí có thể không nhận ra rằng phần mềm đã có bản cập nhật — các tính năng chỉ có sẵn vào lần đăng nhập tiếp theo. Mặc dù điều này rất thuận tiện, nhưng các doanh nghiệp SaaS và PaaS phải chú trọng hơn vào việc đảm bảo các nhân viên, các bên liên quan, đối tác và khách hàng biết rằng các tính năng mới đã được cung cấp và cách họ có thể sử dụng chúng.

Ngoài việc thúc đẩy tiếp thị và các mẹo sử dụng các nền tảng SaaS và PaaS, hệ thống quản lý học tập LMS là một công cụ lý tưởng để đào tạo nhân sự về các phần mềm mới nâng cấp — xét cho cùng, nhiều người trong doanh nghiệp cần biết về các chức năng này ngay cả khi họ không thường xuyên sử dụng công cụ đó.

2) Hệ thống quản lý học tập LMS có thể được sử dụng để hỗ trợ thâm nhập thị trường

Nhiều sản phẩm SaaS và PaaS có nhiều trường hợp sử dụng (Use cases) và chúng có thể được sử dụng để giải quyết các vấn đề chính trong nhiều phân khúc kinh doanh. Cùng một công cụ có thể được đóng gói lại, tùy chỉnh và tiếp thị theo cách khác nhau để phù hợp hơn với một ngành hoặc một doanh nghiệp cụ thể. Mặc dù điều này giúp khách hàng tiềm năng dễ hiểu hơn, nhưng bản thân doanh nghiệp có thể khó cung cấp dịch vụ hỗ trợ hơn, vì các tính năng ngày càng đa dạng và phạm vi của phần mềm ngày càng lớn.

Tài liệu hỗ trợ có thể trở nên đặc biệt cồng kềnh trong trường hợp này — việc xem qua toàn bộ tài liệu mỗi khi bạn cần tìm hiểu một điều gì đó cụ thể trở nên quá tải. Một hệ thống quản lý học tập một lần nữa có thể hỗ trợ bạn thực hiện điều này nhanh chóng và dễ dàng hơn — bạn có thể xây dựng một thư viện toàn bộ các mô-đun học tập được đơn giản hóa giải quyết các khả năng chính. Một mô-đun tương tác và thú vị có thể đáng nhớ hơn một mô-đun được phân phối trong tài liệu tĩnh hoặc trang mạng nội bộ — và bằng cách theo dõi tiến trình của người dùng thông qua từng tài nguyên, bạn có thể khám phá thông tin chi tiết về các truy vấn phổ biến và sự hiểu biết tổng thể của nhân viên.

3) Sử dụng Hệ thống quản lý học tập LMS để gửi thông báo cập nhật tới nhân viên về các chính sách và thủ tục 

Các công ty luôn có nhiều chính sách, hướng dẫn và thủ tục cần thông báo liên tục tới nhân sự, cho dù do các cơ quan bên ngoài hay các bên liên quan nội bộ áp đặt. Cho dù các tổ chức có cố gắng đơn giản hóa khía cạnh này của văn hóa doanh nghiệp đến đâu, các cấp quản lý khác nhau và cấu trúc công ty đa dạng chắc chắn sẽ khiến nhân viên bị choáng ngợp.

Công ty càng lớn thì các chính sách và thủ tục này càng phức tạp. Một hệ thống quản lý học tập LMS không chỉ có thể giúp các tổ chức trình bày thông tin này một cách hiệu quả mà còn có thể cung cấp các tính năng phân tích để đảm bảo rằng nhân viên đang đọc nội dung và vượt qua các bài kiểm tra và câu hỏi về kiến thức.

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn một số thách thức mà người dùng phải đối mặt và vai trò của Hệ thống quản lý học tập LMS.

4) Hệ thống quản lý học tập LMS có thể được sử dụng để hỗ trợ kinh doanh

Những câu trả lời theo kiểu “Tôi sẽ liên hệ lại với bạn” thường được nhiều nhà tư vấn và nhân viên bán hàng sử dụng khi họ không thể nhớ lại kiến thức về sản phẩm một cách nhanh chóng. Tốt nhất bạn nên đưa ra câu trả lời ngay lập tức cho bất kỳ câu hỏi nào không cần phân tích thêm — câu trả lời nhanh có khả năng khiến sản phẩm của bạn trở thành lựa chọn ưu tiên. Do đó, việc nâng cao nhận thức về sản phẩm luôn hữu ích để các nhân viên bán hàng không cần sử dụng các chiến thuật trì hoãn như vậy.

Để đạt được mục tiêu này, bạn có thể tạo các tài nguyên học tập dành riêng cho những người bán hàng, giải quyết những điều họ có thể cần biết về sản phẩm. Điều này dễ dàng được thực hiện trên Hệ thống quản lý học tập LMS, nơi có thể chỉ định các cá nhân tham gia các khóa đào tạo cụ thể dành riêng cho họ.

5) Sử dụng hệ thống quản lý học tập LMS để hỗ trợ các đối tác và các nhà phân phối nhằm đảm bảo doanh số bán hàng

Bắt kịp tốc độ bán hàng của đội ngũ nhân viên kinh doanh làm một chuyện, nhưng nhiều công ty cung cấp dịch vụ SaaS và PaaS cũng sẽ dựa vào doanh số bán hàng đến từ các đối tác và người bán lại (Resellers). Việc giúp các nhóm này đạt được cùng một mức độ hiểu biết có thể đòi hỏi chi phí thời gian đáng kể và yêu cầu phát triển các nguồn lực chuyên dụng. Do đó, điều quan trọng là phải có một nền tảng tại chỗ có thể dễ dàng truy cập cho cả nhóm bán hàng bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp. Thông qua hệ thống quản lý học tập LMS, họ có thể tìm hiểu thêm về sản phẩm, cho phép họ trình bày tốt và bán được nhiều hơn.

6) Một hệ thống quản lý học tập LMS có thể được sử dụng để cải thiện dịch vụ hỗ trợ khách hàng

Nhóm hỗ trợ được yêu cầu phải có hiểu biết sâu sắc hơn về các chi tiết tốt hơn của sản phẩm. Họ không chỉ cần xác định vấn đề mà còn phải nghĩ ra các giải pháp tiềm năng để giải quyết vấn đề. Những giải pháp đó có thể cực kỳ đơn giản, hoặc đặc biệt phức tạp. Việc đào tạo mà nhóm hỗ trợ càng tốt, các vấn đề của khách hàng sẽ được giải quyết nhanh hơn.

Hệ thống quản lý học tập LMS có thể giúp hỗ trợ các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ SaaS và PaaS trong việc cung cấp một loạt các khóa đào tạo toàn diện cho các nhóm này, cũng như một công cụ để kiểm tra xem kiến ​​thức đã được lưu giữ một cách hiệu quả hay không. Một hệ thống quản lý học tập LMS có vai trò quan trọng như là tài liệu tham khảo — ngay cả những nhóm hỗ trợ tốt nhất cũng khó có thể nắm được quá nhiều thông tin cùng lúc về một nền tảng phức tạp. Với điều kiện họ biết rằng thông tin họ cần có thể dễ dàng tìm thấy trong một mô-đun cụ thể, các tổ chức có thể tự tin vào khả năng của họ để đáp ứng các yêu cầu hỗ trợ một cách nhanh chóng.

Một hệ thống quản lý học tập LMS cũng có thể đóng một vai trò trực tiếp hơn trong việc giúp khách hàng tìm ra câu trả lời cho các vấn đề của họ. Trong hầu hết các doanh nghiệp, phần lớn các phiếu hỗ trợ do khách hàng nêu ra đều đã được trả lời trước đó và giải quyết các vấn đề khá cơ bản. Bằng cách cung cấp tài nguyên đào tạo khách hàng thông qua hệ thống quản lý học tập LMS, có thể thông qua liên kết trong chính sản phẩm, các tổ chức có thể đưa ra các giải pháp nhanh hơn và giải phóng nhóm hỗ trợ của họ để trả lời các vấn đề phức tạp hơn.

Nguồn: 6 Reasons Why SaaS and PaaS Companies Need a Learning Management System, Rakesh Venkatapuram,30 tháng 8 2022